[PMS series] Có ai đã từng được giao đề bài xây dựng hệ thống đánh giá NLĐ tại Công ty mình chưa? Và để hoàn thành nhiệm vụ này, chúng ta cần làm những gì?
Như thường lệ, bất cứ một hệ thống quản trị ở bất cứ lĩnh vực nào, bên cạnh tự bản thân nó thì cần phải sử dụng các nền tảng, sản phẩm của hệ thống quản trị khác để làm nguyên liệu đầu vào.
Sau đây, HR Mart sẽ nhắc lại những thành tố chính của một hệ thống PMS:
- Thiết lập mục tiêu: tạo ra hệ thống phân tầng từ mục tiêu tổ chức đến mục tiêu từng cá nhân, nó cho phép NLĐ biết được rằng tổ chức, lãnh đạo của họ mong muốn gì từ họ.
- Quản lý việc thực thi nhiệm vụ, công việc: Tổ chức và NLĐ phải theo sát, đồng hành với NLĐ trong quá trình họ thực hiện mục tiêu, nv được giao để cung cấp các công cụ, nguồn lực và chương trình đào tạo cần thiết để họ thực hiện công việc được tốt.
- Tiến hành công tác đánh giá: giám sát và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của NLĐ, so sánh với kỳ vọng mục tiêu ở các khía cạnh chính, thảo luận với NLĐ về những đánh giá đó và thống nhất với họ về mục tiêu và chương trình hành động cần cho tương lai.
- Cơ chế sử dụng kết quả đánh giá: đưa ra các nguyên tắc, chính sách về sử dụng kết quả đánh giá cho thưởng, bổ nhiệm, hoặc thăng chức, đào tạo cho NLĐ dựa trên kết quả đánh giá và quyết định việc xử lý những người làm việc không tốt như thế nào.
Do vậy để các nhiệm vụ trong quy trình xây dựng hệ thống đánh gia người lao động sẽ xoay quanh việc hoàn thành các thành tố nêu trên, cụ thể:
- Xây dựng hệ thống thiết lập mục tiêu
Như chúng ta đã biết, Bản mục tiêu cá nhân sẽ đến từ 2 nguồn:
- Từ mô tả công việc của vị trí đó và
- Từ các mục tiêu SXKD, vận hành của tổ chức được phân tầng (cascade) xuống đến phòng ban và NLĐ.
Tỷ trọng của 2 nhóm thay đổi tùy tính chất của vị trí, chạy từ 0% đến 100% cho mỗi loại. Do vậy, để thiết lập dc mục tiêu cần:
- Xây dựng hệ thống trao đổi, giao mục tiêu sxkd hàng kỳ của tổ chức xuống đến phòng ban --> tổ nhóm --> cá nhân NLĐ.
- Xây dựng Hệ thống các bản mô tả công việc của từng vị trí công việc.
- Thiết lập hệ thống các tiêu chí hoàn thành công việc
Để đo lường 1 sản phẩm, công việc thì chúng ta có ty tỷ cách đo dựa vào các góc nhìn khác nhau. Do vậy chúng ta cần lựa chọn các tiêu chí trọng yếu (nên mới có cái thuật ngữ Key Performance Indicators – KPI) để đảm bảo cung cấp toàn diện góc nhìn về mức độ đóng góp và hoàn thành của mục tiêu, cv đồng thời không tốn quá nhiều công sức vào thu thập thông tin và đo lường các khía cạnh ít quan trọng.)
- Lựa chọn phương pháp dánh giá phù hợp
Tùy tính chất của vị trí công việc/nhóm vị trí công việc mà có thể lựa chọn các phương pháp đánh giá phù hợp trong vô số các phương pháp đánh giá phổ biến: phương pháp đánh giá định lượng, phương pháp thang đo hành vi (BARS), phương pháp thang đo đồ họa (Graphic Rating Scales), phương pháp danh mục kiểm tra, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, phương pháp so sánh, phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO ….
Thiết lập hệ thống thu thập nguồn thông tin cho đánh giá: Có thể dùng bản tự đánh giá, sổ ghi chép các sự kiện trọng yếu, Bản thu thập thông tin 360 độ… Với các mục tiêu tổ chức định lượng được thì nguồn thông tin đến từ hệ thống thu giữ kết quả sản xuất kinh doanh (thủ công hoặc phần mềm).
- Xây dựng quy trình thực hiện đánh giá và các biểu mẫu đi kèm để sử dụng. Ví dụ:
Bước 1: Nhân viên tự đánh giá.
Bước 2: Cấp trên trực tiếp đánh giá
Bước 3: Đối chiếu kết quả đánh giá và trao đổi với NLĐ. Nếu không thống nhất kết quả đánh giá, đưa lên cấp trên 1 cấp để quyết định.
Bước 4: Xếp hạng kết quả đánh giá.
Bước 5: Tổng hợp kết quả đánh giá và hiệu chỉnh kết quả trong toàn tổ chức (nếu cần).
Bước 6: Gặp mặt với NLĐ để thông báo kết quả đánh giá chính thức cũng như trao đổi về mục tiêu tương lai và các công việc cần làm để cải thiện kết quả.
Bước 7: Sử dụng kết quả đánh giá.
- Xây dựng quy chế đánh giá với tất cả các nội dung nêu trên.
- Thiết lập bộ cẩm nang/tài liệu hướng dẫn công tác đánh giá cho những CB quản lý với 2 nội dung chủ yếu:
- Các kỹ thuật, kinh nghiệm thiết lập mục tiêu, quản lý, giám sát NLĐ, kỹ thuật ghi chép thu thập thông tin, kỹ thuật đánh giá.
- Hướng dẫn thực hiện quy trình đánh giá NLĐ.
- Đào tạo, truyền thông hệ thống đánh giá tới tất cả NLĐ, CBQL ở cả 2 bước: thí điểm và chính thức.
- Tiến hành triển khai thí điểm quy chế đánh giá ở quy mô nhỏ. Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa và tiến hành chính thức.
- Định kỳ review để cải tiến cho phù hợp theo chu trình cải tiến liên tục (Continuous Improvement).
